La facturation est souvent la partie la plus fastidieuse de la gestion d’une entreprise. Du suivi du temps à l’affichage des factures, il y a toutes sortes d’aspects auxquels vous devez penser afin de garder votre client heureux et d’éviter de perdre de l’argent sur des erreurs. Dans cet article de blog, je vais vous donner 5 conseils pour la gestion de la facturation qui peuvent vous aider à économiser du temps et de l’argent en arrière-plan afin que vous puissiez vous concentrer davantage sur la conclusion de contrats !
1. Facturez à temps
Le premier conseil est de ne jamais oublier de facturer. Vous ne pouvez pas être payé si vous ne facturez pas vos clients, alors assurez-vous de garder un œil sur le calendrier et de facturer à temps, même si cela signifie que vous devez le faire manuellement. Il est également important de ne pas soumettre les factures trop tôt – si un client les paie à l’avance, il peut avoir l’impression de payer pour quelque chose qui n’a pas encore été fait. À l’inverse, présenter les factures plus tard que prévu augmente les risques de litiges avec vos clients, car ils peuvent penser que vous avez travaillé plus longtemps que nécessaire ou que vous les avez complètement oubliés (surtout s’il n’y a pas de raison).
Pour éviter toute confusion avec les retards de facturation et les litiges, assurez un suivi sans perdre de temps après avoir soumis une facture. Si les problèmes de paiement persistent après quelques semaines (voire quelques mois), essayez de contacter à nouveau votre client pour obtenir des éclaircissements sur les raisons pour lesquelles il n’a pas encore payé. S’il y a eu une erreur de calcul et que cela entraîne des divergences entre les informations fournies par les deux parties au cours du processus de facturation et de formation au système de gestion comptable aide au travail
2. Automatisez le traitement des factures et éliminez les erreurs de facturation
L’un des plus grands défis de la facturation est qu’il s’agit souvent d’un processus manuel. Si vous n’êtes pas méticuleux dans le suivi de votre temps et de vos dépenses, il peut être facile de faire des erreurs ou d’oublier des informations importantes qui doivent être incluses dans vos factures.
Même si vous êtes méticuleux dans le suivi du temps, il existe toujours des possibilités d’erreurs humaines lors de la création de factures à la main : erreurs de prix, erreurs de nomenclature, remises non appliquées correctement, etc. En outre, si vous utilisez plusieurs programmes de comptabilité, le processus devient encore plus compliqué car chaque programme peut avoir sa propre façon de faire les choses, ce qui rend difficile le transfert des données d’un endroit à l’autre lors de la préparation d’une facture pour le traitement du paiement.
3. Mettez vos factures en valeur et incluez toutes vos conditions générales.
Lorsque vous envoyez une facture, veillez à ce qu’elle soit facile à lire. Il ne s’agit pas seulement de la mise en page, mais aussi de la police de caractères que vous choisissez et du nombre de pages qu’elle comporte. Si votre client ne peut pas trouver rapidement les informations importantes sur la première ou la deuxième page, il pourrait y réfléchir à deux fois avant de payer.
Deuxièmement, veillez à ce que le style et l’apparence de vos factures soient cohérents avec les précédentes qu’il a reçues de votre entreprise. La confiance entre vous et votre client sera renforcée s’il sait exactement à quoi s’attendre lorsqu’il reçoit une nouvelle facture de votre part.
Enfin, veillez à ce que toutes vos factures soient claires et d’aspect professionnel, et qu’elles comportent toutes les conditions nécessaires à chaque transaction !
4. Simplifiez le processus de paiement
S’il est essentiel de s’assurer que vous ne facturez et ne percevez que le travail effectué par votre entreprise, il est tout aussi important de rendre le processus de paiement de ces services aussi simple et facile que possible. Certains clients peuvent avoir une politique de paiement stricte, tandis que d’autres peuvent ne pas être en mesure de payer avant d’avoir reçu une facture spécifique de votre part. Veillez à ce qu’ils connaissent leurs options en leur proposant différents modes de paiement (chèque ou virement bancaire, par exemple) afin qu’ils puissent choisir la méthode qui leur convient le mieux.
Si vos clients ne sont pas en mesure de payer l’intégralité de leurs factures, veillez à mettre en place un calendrier de paiement. Ils sauront ainsi quand attendre leur prochaine facture et à combien elle s’élèvera, ce qui leur permettra d’établir leur budget en conséquence.
En proposant à vos clients différents modes de paiement, vous pouvez rationaliser le processus et leur faciliter la tâche.
N’oubliez pas non plus d’offrir aux clients qui paient en ligne un moyen facile de le faire avec leur mode de paiement préféré : Carte bancaire via une platefrome de traitement en ligne au Maroc ou une platforme internationale comme :Paypal, Stripe, Square… Vous voyez le genre ! Et si votre client est international ou souhaite payer dans une autre devise que le Dirham, assurez-vous de le faciliter également !
5. Optimisez le processus de recouvrement
Certaines entreprises peuvent penser qu’il suffit de suivre leurs factures pour s’assurer qu’elles sont payées à temps, mais ce n’est pas toujours aussi simple. En réalité, de nombreuses entreprises ne savent pas comment optimiser leurs processus de facturation et se retrouvent souvent en retard dans les paiements. Mais vous pouvez vous assurer de ne plus jamais manquer un paiement grâce à ces cinq conseils :
- Recouvrez les paiements à temps. Assurez-vous d’avoir mis en place une procédure efficace de recouvrement des paiements de vos clients afin qu’ils paient à temps, à chaque fois. Il s’agit notamment de leur faciliter la tâche en leur proposant différentes options de paiement (par exemple, carte de crédit, virement bancaire) et en intégrant des technologies modernes dans votre processus de facturation (par exemple, application mobile).
- Facilitez le paiement des clients en leur rappelant en temps utile les paiements en retard ou manquants par courrier électronique ou par SMS ; l’automatisation des rappels permet de rationaliser ce processus afin de ne pas gaspiller de précieuses ressources, comme les heures passées par les employés à vérifier manuellement chaque facture avant d’envoyer des courriers électroniques ou des SMS automatiques ;
- Utiliser les bons outils comme une solution de facturation intégré comme l’ERM Hub qui s’intègre parfaitement aux comptes marchands fournis par les processeurs de paiement ;
Conclusion
Ces 5 conseils vous aideront à automatiser votre processus de facturation, à éliminer les erreurs et à augmenter les chances d’être payé à temps par vos clients. Cela simplifiera également le processus de paiement pour les deux parties, et optimisera les efforts de recouvrement au cas où des dettes devraient être recouvrées auprès d’eux.